A recomendação de isolamento social e o agora decretado estado de emergência em Angola, provocados pela propagação da pandemia do COVID-19, estão a obrigar empresas e empreendedores a alterar os seus habituais processos e formas de trabalho, buscando no teletrabalho ou trabalho remoto a solução para mitigar os problemas causados pelo coronavírus.
Foi a pensar nisto que a agência angolana de marketing digital Papaya resolveu partilhar algumas dicas e sugestões de ferramentas digitais para o trabalho remoto. A empresa diz-se pronta para migrar para este modelo de trabalho.
De acordo com os autores, as plataformas digitais hoje em dia permitem um ambiente seguro e eficiente de trabalho remoto, com soluções para empresas de todos os tamanhos e de diferentes ramos de actividade. Até mesmo artistas começam a optar por transmitir online os seus concertos, peças teatrais, etc, como foi o caso do cantor John Legend que esteve em directo durante quase uma hora através do Instagram, com um concerto caseiro em apoio à luta contra esta pandemia.
Antes de começar
Em primeiro lugar, nem tudo o que se faz presencialmente nas instalações da empresa pode ser feito remotamente. Por exemplo, fica complicado para uma empresa de construção civil continuar a construir casas sem a presença local da equipa (pelo menos por enquanto). Portanto, o gestor da equipa/empresa deve elaborar uma lista de tarefas que poderão ser transportadas para o trabalho remoto e que elementos da equipa farão parte desta “força de trabalho digital”. Neste caso, elaboração de plantas, atendimento ao cliente, relatórios de obras, etc, são tarefas que a construtora pode continuar a desempenhar sem problemas.
Os recursos
Após a definição das tarefas e equipa envolvida, surge a necessidade de garantir os recursos materiais e não físicos para a realização do trabalho. Alguns exemplos são:
Computadores: Sem eles não é possível virtualizar o trabalho. Logo, é necessário certificar-se de que cada membro da equipa remota tem disponível em casa uma “máquina” capaz de realizar as tarefas definidas. Cá, alguns de nós irão transportar os computadores do escritório para casa.
Conexão à internet: Este é provavelmente o calcanhar de Aquiles para o sucesso de qualquer acção de trabalho remoto em Angola.
A necessidade de demais materiais necessários como folhas, canetas, blocos de nota, etc, devem ser avaliadas segundo as tarefas atribuídas para cada elemento da equipa remota.
Ferramentas Colaborativas
Além da conexão à internet, cada equipa precisa eleger uma ou mais plataforma de interacção, para manter a comunicação e gestão das actividades diárias. Empresas de grande porte normalmente têm já definidos sistemas de comunicação super robustos, mas para aqueles que procuram soluções simples, práticas e gratuitas, seguem algumas sugestões:
Google Drive – A versão gratuita inclui apps similares ao pacote Microsoft Office, que permitem a criação de documentos totalmente compatíveis com o MS Word, Excel ou PowerPoint, onde cada membro da equipa pode participar de forma colaborativa, completamente online. Além disso, o GDrive oferece 15 GB de armazenamento em cloud para cada utilizador.
Trello – Trata-se de uma ferramenta de colaboração que organiza os seus projectos em quadros. Em resumo, o Trello serve para informar que tarefas estão a ser trabalhadas, quem está trabalhar em quê, e onde está determinada tarefa durante um processo. Permite ainda a criação de equipas de trabalho e a partilha de diferentes formatos de ficheiros até 10 MB cada.
TeamViewer – Já precisou espreitar, aceder um ficheiro ou usar determinada aplicação no computador do seu colega durante o trabalho? Saiba que é possível fazer isso remotamente. O TeamViewer é uma solução abrangente de acesso remoto, controle remoto e suporte remoto que funciona com quase todas as plataformas de desktop e dispositivos móveis, incluindo Windows, macOS, Android e iOS. Permite conectar remotamente computadores ou dispositivos móveis localizados em qualquer lugar do mundo e usá-los como se você estivesse lá.
WeTransfer: Se precisar transferir ficheiros “pesados” de um computador para outro de forma remota, esta é provavelmente a melhor solução. O serviço online de transferência de arquivos que permite o envio de até 2 GB de forma simples e intuitiva. Para utilizá-lo não é preciso criar conta no site ou inserir dados pessoais, basta ter um endereço de e-mail válido, o item a ser enviado e o e-mail do destinatário.
Ferramentas de Comunicação
WhatsApp – Pois é, o nosso WhatsApp de cada dia é uma ferramenta de comunicação essencial para o trabalho remoto. Diariamente, já utilizamos esta aplicação para este fim e nem nos apercebemos. Mas a verdade é que funciona perfeitamente para comunicação escrita, por voz e até vídeo conferências em grupo. Uma excelente opção para atendimento ao cliente e mesmo reuniões virtuais. Além da possibilidade de partilha de ficheiros de diferentes formatos, até 64 MB. E mais, toda gente tem e usa, não precisa de passar pelo sufoco de convites e instalações a cada novo meeting.
WorkPlace – Já imaginou ter um Facebook + Messenger apenas com o pessoal da sua empresa? O Workplace é literalmente isso (inclusive pertence ao Facebook) um ambiente fechado de partilha de informação, com direito a cronologia, feed, grupos, chat, videochamadas, partilha de ficheiros e muito emoji. Possui plano gratuito, disponível na versão web e mobile.
Skype – Já conhecido por muitos, o Skype é um software que permite conversar com o mundo todo. Milhões de pessoas e empresas usam para fazer chamadas de vídeo e voz gratuitas entre dois usuários, bem como chamadas em grupo, enviar mensagens de chat e partilhar arquivos com outras pessoas no Skype. Você pode usar o Skype no dispositivo que preferir: no telemóvel, no computador ou no tablet. Gratuito para baixar e é fácil de usar.
Google Hangouts – É uma excelente alternativa ao Skype, com a vantagem de poder usar a sua conta Gmail para o login. Esta plataforma de comunicação, desenvolvida pela Google, inclui mensagens instantâneas, chat de vídeo, SMS e VOIP.
Email – Bem, email é email!
Além disso…
Para ajudar a manter a concentração no trabalho, nada melhor do que uma boa playlist para acompanhar. Neste caso as opções são infinitas, basta procurar por “músicas para ouvir durante o trabalho” numa das várias plataformas de streaming de música como Spotify, Deezer, SoundCloud ou até mesmo no nosso querido YouTube. E pode escolher entre música clássica, rock, bossa nova, semba, ou um incrível set do DJ Black Coffee.
